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안녕하세요, 케이트리솔루션입니다.
행사 당일 아침, 입구 앞에 줄이 길게 늘어서 있는 장면을 떠올려 보세요. 참가자는 이름을 말하고, 운영 요원은 명단에서 이름을 찾고, 미리 뽑아 둔 명찰 더미에서 다시 한 번 이름을 찾습니다. 행사 시작 시간은 다가오는데 줄은 줄어들지 않습니다.
저는 교육과 컨퍼런스 행사의 현장 체크인 서비스를 여러 차례 개발해 왔습니다. 사전등록부터 현장 QR 체크인, QR을 찍으면 바로 이름표가 출력되는 기능, 그리고 행사 전반을 관리하는 기능까지 직접 만들었습니다. 오늘은 그 경험을 바탕으로 QR 체크인이 실제로 어떻게 돌아가는지, 준비할 때 무엇을 확인해야 하는지 정리해 보겠습니다.
체크인은 입구가 아니라 행사 전체의 흐름입니다
QR 체크인이라고 하면 입구에서 QR 코드를 찍는 장면만 떠올리기 쉽습니다. 그런데 입구에서 QR이 빠르게 찍히려면 그 전에 준비가 끝나 있어야 하고, 찍힌 기록은 행사가 끝난 뒤에도 쓰입니다.
그래서 체크인 시스템은 보통 세 단계로 나눠서 봅니다.
- 행사 전: 사전등록을 받고, 참가자 명단을 관리하고, QR이 담긴 안내를 보냅니다.
- 행사 당일: QR을 스캔해 입장을 확인하고, 이름표를 출력하고, 사전등록하지 않은 분은 현장에서 등록합니다. 세션이 여러 개라면 세션별 출석도 확인합니다.
- 행사 후: 등록 인원 대비 실제 참석 인원, 세션별 출석 현황 같은 통계를 봅니다.
이 세 단계가 하나의 시스템에서 이어져야 입구가 빨라집니다.
행사 전: 사전등록과 안내 발송
체크인의 속도는 사실상 사전등록에서 정해집니다. 참가자가 이름, 소속, 연락처를 미리 등록해 두면 당일에는 확인만 하면 되기 때문입니다.
등록이 끝나면 참가자마다 고유한 QR 코드를 만들어 문자나 알림톡으로 보냅니다. 참가자는 당일에 휴대폰으로 그 QR을 보여 주기만 하면 됩니다. 운영자는 관리 화면에서 등록 현황과 참가자 명단을 보고, 행사 전에 안내 문자를 다시 보내거나 명단을 정리합니다.
행사 당일: QR 스캔 한 번에 이름표까지
입구에서 QR을 스캔하면 시스템은 그 참가자가 등록된 사람인지 확인하고 입장을 기록합니다. 그리고 그 순간 라벨 프린터로 이름표를 바로 출력할 수 있습니다. 이름표에는 참가자의 소속과 이름이 찍히고, 이름표 디자인은 미리 만들어 둔 템플릿 중에서 행사에 맞게 골라 쓸 수 있습니다.
이름표를 현장에서 출력하면 미리 뽑아 둔 명찰 더미에서 이름을 찾는 과정이 사라집니다. 참가자는 QR을 보여 주고 출력된 이름표를 받아 바로 들어가면 됩니다. 오지 않은 분의 명찰을 미리 만들어 둘 필요도 없습니다.
사전등록을 하지 않은 분은 현장 등록으로
행사에는 늘 사전등록을 하지 않고 오는 분이 있습니다. 이분들을 위해 현장 등록 기능을 함께 둡니다. 현장에서 정보를 입력하면 바로 참가자로 등록되고, 같은 흐름으로 이름표까지 출력됩니다. 현장 등록자도 같은 명단에 쌓이니 행사 후 통계에서 따로 합칠 필요가 없습니다.
세션이 여러 개라면 세션별 출석까지
교육 행사나 여러 세션으로 이루어진 컨퍼런스는 입장 한 번으로 끝나지 않습니다. 어느 세션에 누가 참석했는지를 알아야 하는 경우가 많습니다. 이때는 세션장 입구에서 같은 QR을 다시 스캔해 세션별 출석을 기록합니다. 참가자는 새로운 무언가를 받을 필요 없이 처음 받은 QR 하나로 하루를 보냅니다.
행사 후: 기록이 남아야 다음 행사가 나아집니다
체크인 기록은 행사가 끝나면 통계가 됩니다. 등록한 사람 중 실제로 몇 명이 왔는지, 어느 세션에 사람이 몰렸는지, 현장 등록은 얼마나 있었는지를 볼 수 있습니다.
이 숫자는 다음 행사를 준비할 때 그대로 쓰입니다. 입구와 운영 인력을 얼마나 둘지, 어느 세션에 더 큰 공간이 필요한지 감이 아니라 기록으로 정할 수 있습니다.
QR 체크인 시스템을 준비할 때 확인할 것
행사 체크인 시스템을 직접 만들거나 맡기실 때는 아래를 먼저 정리해 보시길 권합니다.
- 예상 참가 인원과, 입장이 가장 몰리는 시간대의 인원
- 입구를 몇 곳 둘지, 입구마다 스캐너와 프린터를 몇 대 둘지
- 이름표에 무엇을 넣을지: 이름과 소속 외에 참가 유형 구분이 필요한지, 행사 디자인에 맞춘 템플릿이 필요한지
- 현장 등록을 받을지, 받는다면 어떤 정보를 입력받을지
- 세션별 출석이 필요한지, 그 기록을 어디에 쓸지
- 행사장 인터넷이 불안정할 때 체크인을 어떻게 이어 갈지
- 수집하는 개인정보를 꼭 필요한 항목으로 줄였는지, 행사 후 언제 파기할지
특히 6번은 꼭 미리 물어보세요. 행사장 와이파이는 사람이 몰리면 느려지기 쉽고, 입구가 멈추면 행사 전체가 늦어집니다.
마치며
QR 체크인은 결국 온라인에서 받은 등록 정보와 현장에서 일어나는 입장이 한 시스템에서 맞아떨어지게 하는 일입니다. 앱과 매장을 잇는 O2O 서비스와 원리가 같습니다.
케이트리솔루션은 사전등록, 안내 발송, QR 체크인, 이름표 출력, 현장 등록, 세션별 출석, 행사 후 통계까지 행사 체크인에 필요한 기능을 고객사의 요구사항에 맞게 개발합니다. 행사 규모와 성격에 따라 꼭 필요한 기능만 골라 구성할 수도 있습니다. 교육이나 컨퍼런스 행사를 준비하고 계시다면 편하게 문의해 주세요.
감사합니다. 케이트리솔루션이었습니다.